Normalną rzeczą w firmach z Polski, jak i zagranicy jest standardowy obieg faktur związanych z zakupem. Czy taki obieg wystarczy, czy nie ma z nim problemów? W niektórych sytuacjach tego typu dokumenty trafiają do sekretariatu albo działów biznesowych
przedsiębiorstwa.
Tam są opisywane przez pracowników, które dokonały zakupu, w dalszej części z kolei są kierowane do księgowej. Tam właśnienastępuje proces ich księgowania i dokonanie wpłaty. Niestety, nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, to równocześnie musi być opisana i zatwierdzona w dziale merytorycznym.
Oprawcowane przez: Savoir-faire Linux
Zainspirowane przez: http://www.flickr.com
W taki sposób, standardowy obieg faktur powoduje, że
dokumenty gubią się, bo zwyczajnie są przechowywane w szufladzie lub są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To powinno ulec zmianie. Szczęśliwie jest nowoczesna alternatywa – elektroniczny obieg faktur - kliknij tu. Na szczęście istnieje metoda, żeby poradzić sobie z tym problemem.
Jeśli bardzo emocjonuje Cię podnoszona w tym artykule problematyka, dodatkowo koniecznie zobacz tekst w serwisie (
https://ewadia.pl/) omawiającym pokrewne zagadnienia.
Coraz więcej firm decyduje się właśnie na wprowadzanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, na czym to polega? Faktury, które przychodzą do firmy są sortowane i muszą zostać zeskanowane.
Oprawcowane przez: Daniel X. O'Neil
Zainspirowane przez: http://www.flickr.com
Nawet posiadacze małych biznesów wystawiają codziennie
faktury - choć to w sumie wszystko zależy od tego w jaki sposób funkcjonujemy. Być może mamy tylko kilku klientów, ale takich naprawdę znaczących? Trudno w jednoznaczny sposób powiedzieć, ale w sumie można śmiało rzec, że jeżeli w grę wchodzi prowadzenie firmy, w żadnym razie nie można zakładać, iż akurat fakturowanie nie jest ważną czynnością. Zwłaszcza, że wszyscy doskonale wiemy, iż w zasadzie polskie skarbówki, choć to tak naprawdę zależy od rejonu, nie słyną z przyjacielskiego podejścia. W uproszczeniu - nie możemy w żadnym razie pozwolić sobie na jakieś wpadki związane z fakturami!
Nowoczesne
oprogramowanie odpowiada za odczytywanie danych z zeskanowanej faktury (
www.efematic.pl/). Używana
technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje skan faktury oraz dane, umożliwiając również na manualną korektę informacji. Skuteczność działającego z automatu odczytania danych dokumentu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury razem z danymi może zostać przekazany od razu do systemu finansowo-księgowego, przykładowo jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie? Najważniejsze są oszczędności.