Obieg faktur w firmie możemy ulepszyć. Potrzeba ciekawych rozwiązań, które są już oferowane

Normalną rzeczą w firmach z Polski, jak i zagranicy jest standardowy obieg faktur związanych z zakupem. Czy taki obieg wystarczy, czy nie ma z nim problemów? W niektórych sytuacjach tego typu dokumenty trafiają do sekretariatu albo działów biznesowych przedsiębiorstwa.

Tam są opisywane przez pracowników, które dokonały zakupu, w dalszej części z kolei są kierowane do księgowej. Tam właśnienastępuje proces ich księgowania i dokonanie wpłaty. Niestety, nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, to równocześnie musi być opisana i zatwierdzona w dziale merytorycznym.

faktury papierowe
Oprawcowane przez: Savoir-faire Linux
Zainspirowane przez: http://www.flickr.com
W taki sposób, standardowy obieg faktur powoduje, że dokumenty gubią się, bo zwyczajnie są przechowywane w szufladzie lub są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To powinno ulec zmianie. Szczęśliwie jest nowoczesna alternatywa – elektroniczny obieg faktur - kliknij tu. Na szczęście istnieje metoda, żeby poradzić sobie z tym problemem. Coraz więcej firm decyduje się właśnie na wprowadzanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, na czym to polega? Faktury, które przychodzą do firmy są sortowane i muszą zostać zeskanowane.

Nowoczesne oprogramowanie odpowiada za odczytywanie danych z zeskanowanej faktury (www.efematic.pl/). Używana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje skan faktury (przeczytaj więcej tutaj) oraz dane, umożliwiając również na manualną korektę informacji. Skuteczność działającego z automatu odczytania danych dokumentu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury razem z danymi może zostać przekazany od razu do systemu finansowo-księgowego, przykładowo jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie? Najważniejsze są oszczędności.

e-faktura
Oprawcowane przez: lab604
Zainspirowane przez: http://www.flickr.com
Pierwsze oszczędności są możliwe w przedsiębiorstwach otrzymujących od pięciu tysięcy faktur wzwyż rocznie. Taka zamiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje zysk dla każdego działu uczestniczącym w tym procesie. Najistotniejsze sprawy to z pewnością skrócenie czasu czy zredukowanie kosztów zarządzania fakturami.
18-06-12 09:14
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.